Janus permet de faire signer électroniquement un document (procès-verbal, contrat, courrier…) par un ou plusieurs membres, et d'en conserver une version signée, horodatée et infalsifiable.

Demander des signatures

Depuis les Archives, sur un document au format PDF :

• Ouvrez le document, puis le menu Actions (l'icône ☰ en haut à droite) et cliquez sur « Signatures ». On peut aussi y accéder directement depuis la liste des archives.
• Ajoutez un ou plusieurs signataires : choisissez un membre et précisez son rôle (par ex. Vénérable Maître).
• Ajoutez si besoin un message et une date limite (facultatifs).
• Cliquez sur « Envoyer pour signature ».

Chaque signataire reçoit alors une notification (dans Janus et sur son téléphone si l’application est installée) l'invitant à signer.

Signer un document

• Vous êtes prévenu par une notification. Sur l'application mobile, un bandeau « Documents à signer » apparaît aussi en haut de l'accueil.
• Ouvrez le document : vous pouvez le lire entièrement avant de signer.
• Choisissez votre mode de signature : « Clavier » (votre nom est transformé en signature manuscrite) ou « Dessiner » (tracez votre signature au doigt ou à la souris).
• Cliquez sur « Signer le document ». C'est fait !

Plusieurs signataires

Un même document peut être signé par plusieurs personnes. Les signatures se font en parallèle : chacun signe quand il le souhaite, dans n'importe quel ordre. La page « Signatures » montre l'avancement (qui a signé, qui reste).

Une fois que tout le monde a signé

• Le document est automatiquement scellé et une page « Certificat de signature » (qui a signé, et quand) y est ajoutée.
• Une nouvelle version signée est archivée ; la version d'origine reste conservée dans l'historique.
• Un petit sceau vert apparaît sur la vignette du document dans les archives : il signale qu'il a été signé.

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