Travail fondamental du secrétaire, la gestion des archives est un travail enrichissant mais ô combien fastidieux. Janus assiste les secrétaires dans la tâche “fourmiesque” qu’est la rédaction des Procès-Verbaux et autres Planches Tracées.

NB : La génération des PV fait partie du service “Documentation”. Si vous souhaitez l’utiliser, n’hésitez pas à contacter [email protected]

La génération d’un PV passe par plusieurs étapes successives :

• L’enregistrement des présences
  • Tous les membres qui auront utilisé Janus pour s’inscrire sont automatiquement repris
• La fermeture de la tenue
  • Certains éléments doivent être encodés afin de supporter la génération du PV :
    • Heure de fin de la tenue
    • Montant du tronc
    • Communications à ajouter au PV

Génération du Procès-verbal

Depuis la page d’accueil :

• Cliquer sur “Tenues” → “Lister Tenues”
• Cliquer sur l’icône “Bloc-note” de la tenue pour laquelle vous voulez générer un PV
• Janus vous demande d’indiquer les présences

Enregistrement des présences

Sur l’écran suivant, apparait la liste de tous les inscrits à la Tenue.

• Indiquer qui était présent en cochant la case “présent” pour chaque inscrit
• Au besoin, ajouter des visiteurs en cliquant sur le bouton “Ajouter Visiteur”
  • Cliquer sur le bouton autant qu’il est nécessaire de créer de visiteurs.
• Remplir les informations des visiteurs manquants.
• Cliquer sur “Générer PV”
• Janus vous invite à clore la tenue d’abord

Clotûre de la tenue

Sur l’écran suivant, indiquer les informations de fin de tenue :

• Indiquer l’heure de fin de la tenue (ie. 22:45)
• Indiquer le montant du tronc (ie. 25,45)
  • Il est possible de ne pas transférer le montant du tronc dans la trésorerie en laissant la case décochée.
• Indiquer les communications à ajouter au PV
  • Ce champ permet d’ajouter toutes les informations qui ne font pas partie du PV de base.
  • Le champ accepte la syntaxe markdown, comme expliqué ici : https://docs.framasoft.org/fr/grav/markdown.html
• Cliquer sur “Générer PV”
• Le PV est généré, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.

Exemple

Cliquer sur l’icone bloc-note

On remplit les informations des visiteurs manquants

On introduit les informations de clôture

Le PV est généré, au format PDF, dans une nouvelle fenêtre.